Come attuare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

fepa_commercialista_small_1La fatturazione elettronica è stata introdotta nel nostro Paese già alcuni anni fa, solo all’inizio del 2019 però il suo utilizzo è stato ampliato alla gran parte delle attività imprenditoriali italiane. Ad oggi le problematiche offerte da questo nuovo metodo di fatturazione sono molteplici e non tutte le aziende sono riuscite a risolverle in modo ideale. In particolare la conservazione sostitutiva della fatturazione elettronica porta con sé una serie di questioni, riguardanti metodi, tempistiche e opportunità in questo ambito. Vediamo ora di cosa si tratta e quali sono le soluzioni più efficaci.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

I contribuenti italiani sono tenuti a conservare le fatture ricevute ed emesse nel corso degli anni, per un periodo che arriva a 10 o 15 anni. I documenti vanno conservati in originale, o comunque in una modalità che non ne permetta la modifica nel corso del tempo; questo per evitare qualsiasi tipo di manomissione. In passato le fatture erano conservate in versione cartacea; a tale scopo erano disponibili anche appositi blocchi di moduli, che permettevano di compilare una fattura in più copie: una per l’emittente, una per il cliente. Con la fatturazione elettronica le leggi non cambiano, quindi il contribuente ha l’obbligo di conservare le fatture ricevute ed emesse, in un formato che ne mantenga nel tempo l’integrità, quindi non modificabile. Fermo restando che tale formato dovrà essere di tipo digitale, in modo da approfittare di tutti i vantaggi offerti da questa importante modifica nel formato delle fatture.

Come si effettua nella pratica

Di fatto oggi tutte le aziende che hanno l’obbligo di usare fatture elettroniche si affidano ad appositi software, che permettono non solo di compilare tali documenti, ma anche di rispettare tutti gli obblighi riguardanti la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Quindi di fatto le cose si sono semplificate grazie all’introduzione di questa nuova modalità di fatturazione. La problematica fondamentale sta nel fatto che per conservare le fatture elettroniche è necessario avere a disposizione un apposito data base digitale, in cui contenere i documenti. La scelta del supporto da sfruttare dipende dalla singola azienda, l’importante sta nel poter rendere visibili rapidamente le fatture archiviate, in modo che l’Agenzia delle Entrate possa effettuare tutti i controlli che reputa necessari. Da ricordare il fatto che se si desidera creare un database in cui conservare le fatture elettroniche, è importante che tale database sia disponibile presso la sede dell’impresa che le ha emesse e ricevute.

Le “vecchie” fatture

Numerose aziende si trovano oggi a dover gestire non solo le nuove fatture elettroniche, ma anche i vecchi archivi cartacei, contenenti le fatture degli anni passati. Con la conservazione sostitutiva è possibile archiviare anche le vecchie fatture, producendone una copia digitale, comunque in un formato non modificabile. Si potrà così passare da data base ibridi, contenenti sia documenti cartacei, sia documenti digitali, a data base completamente digitali, molto più pratici e facili da conservare. Sono oggi disponibili sul mercato anche servizi di digitalizzazione di documenti del passato, che permettono in alcuni casi di sfruttare la conservazione sostitutiva sul cloud.

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